Externaliser le courrier entrant ne donne pas carte blanche à votre prestataire. Le tri dépend du destinataire, des mentions portées sur le pli et de vos instructions écrites.
Le secret des correspondances encadre l’ouverture des plis professionnels et personnels. L’article 226-15 du Code pénal prévoit jusqu’à un an d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour l’ouverture de mauvaise foi d’une correspondance destinée à autrui. Cette règle fixe une limite claire pour toute externalisation du courrier.
- Les plis professionnels peuvent être ouverts sur instruction écrite.
- Les plis personnels ou confidentiels restent fermés.
- Une copie fiable précède toute destruction de l’original.
- La signature d’un recommandé peut déclencher un délai.
Externalisation du courrier : les plis professionnels peuvent être ouverts
Un prestataire de courrier peut ouvrir les plis adressés à l’entreprise ou à un service, sous enveloppe commerciale. L’arrêt de la chambre mixte de la Cour de cassation du 18 mai 2007 présume leur caractère professionnel, sauf mention personnelle. L’employeur doit définir cette pratique et en informer les salariés avant le traitement des plis.
Les mentions « personnel » ou « confidentiel » changent la règle. Le prestataire remet alors le courrier confidentiel fermé à son destinataire. Une instruction écrite doit préciser les catégories de documents autorisés, les procédures de tri et la conduite à tenir en cas d’erreur. Le secret professionnel et la protection des données exigent aussi des obligations de confidentialité dans le contrat.
Le courrier confidentiel doit rester fermé
La mention portée sur l’enveloppe prime sur les habitudes internes. Un pli personnel ne doit pas être ouvert, même si son destinataire travaille dans l’entreprise. Le prestataire doit donc repérer ces mentions avant toute ouverture des documents. Si un opérateur ouvre un pli par erreur, il faut avertir rapidement le salarié et l’employeur, puis consigner l’incident.
Cette vigilance concerne aussi les données contenues dans les documents numérisés. Le prestataire agit généralement comme sous-traitant au sens du RGPD. Le contrat doit encadrer ses instructions, la confidentialité, les accès et le recours à d’autres sous-traitants. Pour les traitements hors de l’Union européenne, consultez notre ressource sur les échanges de données avec un prestataire offshore.
Un tri écrit limite les erreurs
Avant le premier envoi, l’entreprise doit transmettre une consigne claire. Elle distingue les plis à ouvrir, ceux à remettre fermés et ceux qui exigent une alerte immédiate. Cette organisation protège les salariés et réduit les pertes de courrier.
| Type de pli | Traitement permis | Consigne utile |
|---|---|---|
| Adresse de l’entreprise | Ouverture et numérisation | Instruction écrite préalable |
| Mention personnelle | Remise sans ouverture | Identifier le destinataire |
| Lettre recommandée | Réception sous mandat | Alerte le jour même |
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Une copie fiable ne suffit pas toujours à supprimer l’original
L’article 1379 du Code civil reconnaît une force probante à la copie fiable. Le décret n° 2016-1673 précise les exigences d’intégrité et de conservation des traces. Pour les factures, le régime fiscal prévoit des règles propres, notamment une reproduction fidèle et un horodatage. Une copie de mauvaise qualité peut obliger l’entreprise à présenter le papier.
La norme NF Z42-026 décrit des pratiques de numérisation fidèle, mais elle reste volontaire. Le contrat doit préciser le contrôle qualité, la durée de conservation et le sort des originaux. La destruction ne doit intervenir qu’après validation de la copie et instruction datée du client. Pour les courriels commerciaux, consultez aussi ce guide sur les signaux de filtrage des emails.
Les recommandés et le contrat fixent les responsabilités
Pour une notification de procédure, le Code de procédure civile retient la date de remise indiquée par La Poste. Un prestataire muni d’une procuration peut signer un recommandé. Le délai peut donc courir avant la numérisation du pli. Le contrat doit prévoir une alerte immédiate, avec la date de réception et le nom du destinataire interne.
Il doit aussi décrire chaque étape et sa preuve : registre d’arrivée, journal d’ouverture, fichier numérisé, preuve de routage et bordereau de restitution. Cette traçabilité permet de repérer un pli manquant et de vérifier les délais de transmission. Pour comparer les canaux numériques, consultez aussi le comparatif entre SMS et email.
Questions pratiques sur l’ouverture du courrier
Un prestataire peut-il ouvrir un pli adressé à un salarié ?
Oui, si le pli ne porte pas de mention personnelle et si une instruction écrite encadre son ouverture.
Peut-on jeter le courrier après sa numérisation ?
Seulement après validation d’une copie conforme au régime applicable et selon une instruction écrite.
Faut-il un agrément pour numériser les plis ?
L’agrément préfectoral concerne la domiciliation du siège, pas la seule numérisation du courrier reçu pour le client.
